1. Inleiding

BV Robert Maes & Zonen met maatschappelijke zetel te Gentbrugge en ingeschreven in de

Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE 0454.386.897 hecht veel belang

aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.

In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers

beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige

verwerkingen.

Wij willen u door middel van deze Data Protection Notice informeren over de verzameling en

verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij vragen dat u deze Data Protection Notice aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie

bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van

deze Data Protection Notice en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de

verwerking zelf.

2. Toepassingsgebied

Deze Data Protection Notice heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het

algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

3. Verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen

BV Robert Maes & Zonen, met maatschappelijke zetel te Gentbrugge en met ondernemingsnummer

BE 0454.386.897, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving

inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming

(“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.2/5

4. Persoonsgegevens

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende

persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mail-

adres, telefoon-en gsm-nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische

aanwezigheidsregistratie, 30bis-aangifte van werken), kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens

bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals E-ID-gegevens, Limosanummer).

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons

verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date

zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van

bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling

en verwerking eraan.

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

5.1. Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits-

en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden

en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de

overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten

zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering

van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld

de 30bis-aangifte van werken) en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.2. Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en

onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers,

aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de

uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding

en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De

rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire

verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-

aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.)

en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). Voor de elektronische

aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E-ID-gegevens of het

Limosanummer verwerkt. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of

uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment

worden ingetrokken.3/5

5.3. Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en

de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid

geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

5.4. Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook

persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen

onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze

verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De

rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een

overeenkomst.

6. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in

functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die

wij met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn

van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden

verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke

wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens

nog noodzakelijk zijn.

7. Rechten

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen

van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten

beschikt:

– Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die

wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.

– Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste

persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

– Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw

persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder

de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen

de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk

zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons4/5

gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden

waarvoor zij zijn verzameld.

– Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft

verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het

recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

– Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw

persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te

houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons

noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de

overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor

de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

– Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is

gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te

trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over

een andere rechtsgrond beschikken.

– Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de

persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde

beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot ons bedrijf.

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw

persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van

oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw

bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel. 02 274 48 00

Fax. 02 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg

van de verwerking van uw persoonsgegevens.

8. Doorgifte aan derden

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en

mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor,

evenals door de overheid (bijvoorbeeld bij de 30bis-aangifte van werken, de elektronische

aanwezigheidsregistratie of het meedingen naar overheidsopdrachten).5/5

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de

Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden

doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of

instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard

van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de

doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan

bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze

activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het

mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om

te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen

leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal

evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of

commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan

direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

9. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens

een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies,

vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke

andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan BV Robert Maes & Zonen aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte

schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de

persoonsgegevens.

10. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw

persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een

gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan

deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice.

11. Nog vragen?

Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met

betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met

ons bedrijf.